ORGANIZZAZIONE

ORGANIZZAZIONE STUDIO

 

Dopo Anni di Lavoro, Esperienza, Innovazione e Sviluppo Tecnologico abbiamo definito il nostro Modello di Studio che riteniamo sia, ad oggi, il miglior risultato ottenibile con le risorse attuali. Siamo partiti dal software gestionale che, come il primo tassello di un puzzle, ci ha permesso di aggiungere tutti gli altri arrivando a concludere il nostro MODELLO ORGANIZZATIVO DI STUDIO. Il modello di Studio si basa sul software gestionale che rappresenta il fulcro su cui poggia tutto il resto e si tratta di BUSINESSPASS di PASSEPARTOUT

 

BUSINESSPASS Rappresente il sistema per la gestione dello studio con report di stato avanzamento lavori e report automatici. Il software di Business Intelligence che rappresenta il vero e proprio cruscotto dello studio con evidenza “Real time” di tutto quello che interessa tenere monitorato. I clienti dello Studio attraverso la metodologia IDESK gestiscono il ciclo attivo (fatture, scontrini e Rf), inviano via scanner o mail documenti contabili allo studio con riduzione, quindi, dei tempi di elaborazione dati del 60%.

 

L’esistenza dell’area riservata internet su 2 livelli permette ai clienti di accedere ai documenti archiviati suddivisi tra ordinari e riservati (l’upload avviene in automatico dal gestionale). Oggi seguiamo il cliente dalla base andando a informatizzare la sua attività con diversi livelli di complessità ma direttamente con supporto della casa Software Passepartout. Utenti Studio e Clienti di quest'Ultimo collegati Nativamente e Direttamente a BUSINESSPASS.

 

Il sistema per la gestione delle Attività di Studio permette di Monitorare l’Andamento delle Attività, come la Consegna dei Documenti Contabili con Evasione dei Solleciti in Automatico via mail. La stessa modalità operativa viene utilizzata per la Gestione degli Incassi, i Solleciti Automatici a piu’ livelli permette di Ridurre i Tempi di recupero dei crediti del 70% riducendo anche gli insoluti.

 

L’architettura del Software poggia su logiche “Cloud” in primis BUSINESSPASS che non risiede nei server dello studio ma in SERVER FARM con riduzione dei costi di manutenzione e installazione dei server che vengono eliminati dallo studio. Grazie al supporto dell'Assistenza Diretta PASSEPARTOUT oggi è possibile fare consulenza pro-attiva per i clienti in ambito non solo contabile e fiscale ma anche e soprattutto in ambito IT, controllo gestione, marketing e leadership.

 

GESTIONE STUDIO E PARCELLAZIONE

Integrato nella soluzione è disponibile un sistema di controllo di gestione per lo studio che, tramite causali pre-codificate, registra tutte le attività svolte dagli operatori. L’agenda può essere utilizzata per tenere sotto controllo le scadenze o registrare il tempo di esecuzione delle attività, memorizzando le attività svolte, quelle da svolgere e le spese sostenute anticipatamente per conto del Cliente. Le attività sono ricercabili per cliente, operatore, data, tipologia di prestazione e rappresentano la fonte dati dalla quale generare automaticamente i documenti di vendita. E’ possibile generare i contratti, gestire Notule che possono essere parzialmente tramutate in parcelle o emettere direttamente le parcelle. L’Avviso di Parcella genera nuove scadenze per lo Studio, il quale può emettere effetti bancari e gestire uno scadenzario pagamenti. L’emissione della Parcella/Fattura può generare automaticamente le registrazioni di Prima Nota, integrando così le funzioni contabili ed IVA. Se il Professionista gestisce la contabilità dell’Azienda Cliente, la parcella emessa dallo Studio può essere automaticamente registrata sulla sua contabilità. Infine, il calcolo del costo di gestione dello studio consente di effettuare una valutazione economica dell’attività.  
 

ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA DOCUMENTI

Businesspass memorizza prospetti, digitalizza documenti cartacei acquisiti tramite scanner, li organizza e li cataloga in un indice che permette in qualunque momento una rapida consultazione. Con un semplice click del mouse è possibile, ad esempio, acquisire da scanner il documento cartaceo relativo alla registrazione che si sta eseguendo. Questa opportunità consente di avere direttamente all’interno dell’applicativo i documenti utili alla gestione contabile, eliminando anche la necessità di mantenere o consultare costantemente l’archivio cartaceo. Una nuova modalità operativa che evita errori nell’inserimento dei dati ed elimina l’eventuale passaggio di documenti cartacei tra lo Studio ed i clienti, con un evidente risparmio di tempo e di risorse. L’Azienda infatti, effettuando le registrazioni contabili, può inserire il documento cartaceo nel gestionale e lo Studio può verificare e validare i dati inseriti dal cliente con il supporto dell’immagine del documento stesso, associata alla registrazione di Prima Nota. L’Estensione funzionalità documentali consente di gestire invece l’archiviazione ottica sostitutiva.